Yurt dışı müşterisine e-mail gönderimi

Eğer bir potansiyel müşteri e-mail adresi elde ettiyseniz, ona nasıl e-mail atacağınız önemli bir konudur. Size vereceğimiz yurt dışı müşteri bilgilerinde eğer telefon numarası ile e-mail adresi var ise, ilk önce telefon ile iletişime geçmeye çalışınız (whatsapp veya Telegram üzerinden). Telefonuna ulaştıysanız eğer whatsapp, wechat veya Telegramı mevcut ise whatsapp ile iletişim yazımızı okumanızı öneririz. Eğer Bu uygulamalar potansiyel müşterinizde yüklü değil ise sms ile iletişim yapabilirsiniz. Bunun üzerine olan yazımızı okuyabilirsiniz.

Eğer telefon ile ulaşamıyorsanız e-mail ile ulaşmaya çalışınız. Ayrıca bazı büyük firmalar siparişleri ve alım taleplerini bizzat emailler üzerinden yürütmektedirler. Bundan dolayı telefon ile görüştükten sonra ticareti mail yoluyla devam ettirmek isteyebilirler. Bu sebepten dolayı mail ile görüşmeye devam edebilirsiniz. Ayrıca ne kadar whatsapp üzerinden ticareti yürütmek isteseniz de bazı kritik belgelerin e-mail yoluyla gönderilmesi gerekebilir. Bu işler içinde yurt dışı müşteriniz için e-maili kullanabilirsiniz. Aşağıdaki yazılarımızda size bu e-mailin nasıl yazılacağı hakkında bilgiler vereceğiz.

Yurt Dışı E-mail Yazma Kuralları

E-mail yazarken dikkat etmeniz gereken kurallar vardır. Bunların en önemlisi en kısa şekilde karşı tarafın ihtiyacı olan bilgileri vermektir. E-mail yazarken en başta direkt olarak şirketinizi veya kendinizi detaylıca tanıtmanıza gerek yoktur. Karşıdaki kişi zaten sizin teklifinize veya sattığınız ürünle ilgilenir ise size geri dönecek ve bu bilgileri gerekir ise isteyecektir. Bazen insanlar b2b sitelerine yıllar önceden alım talebi göndermiş olabiliyor, bundan dolayı bu kişilere e-mail atarken hala bu istediği şeylere ihtiyacı olup olmadığını lütfen en kısa şekilde sormanız gerekmektedir.

Bilmeniz gereken ikinci en önemli konu ise, attığınız ilk e-maillere alıcı kişilerin sadece 5-10 saniye göz gezdiriyor oluşudur. Bu süre zarfında karşıdaki kişiye istediğini vermeniz gerekir. Size ihracat konusunda bana yardım eden ve sevdiğim bir kitaptan örnek vermek istiyorum.

İhracat işleminde müşteri bulup sipariş kabul edebilmek için en az 1000 adetlik müşteri listesine sahip olmak gerekir. Bunların hepsine teklif göndermek gerekmektedir. Yazışmalarda ilk olarak firma ve ürün tanıtımı yapılmaktadır. Eğer olumlu yanıt alınabilir ise sonraki yazışmalarda ürünün özellikleri, miktarı ve ödeme ve yükleme bilgileri verilmelidir. Mail kısa ve öz olmalı ve firmanın tanıtımı yapılmalı, teklif edilenler yazılmalı ve ekte katalog ya da bilgi dosyası olmalıdır.

“Uzun ve bir çok görselden oluşan e-mailleriniz spam kutusuna düşme olasılığı vardır. Ayrıca ilk mail ne kadar uzun olursa o kadar okunma oranı düşecektir. Mail atmadan önce kendiniz ilk önce bu e-mail bir yabancı tarafından bana atılsaydı ben okurmuydum diye düşününüz. “

ihracat mail örneği

Dear Sir/Madam,

Kindly be informed that we have received your contact info from Ecplaza. Learning that you are one of the leading importers of all kinds of edible oils, we wish to introduce ourselves to you.

As ABC Trading company, we are an exporter company specializing in organic olive oils. Accordingly, we would like to enter into business relations with you.

In oder to give you general idea of our organic olive oils, we are sending you a copy of our latest e-catalogue in the attached file. If you wish to have further info, you may also visit our website: oliveoils.com or abctrade.com. Quotations and samples will be sent to you upon receipt of your detailed enquiries.

We are looking forward with interest to hearing from you soon.

Yours Faithfull,

Ali Demir

Ceo

ABC dış Ticaret

Istanbul/Turkey

Tell: +90 555 5555555

www.abctrade.com

Burada gördüğünüz üzere başlangıç e-mail örneği durmaktadır. Eğer bu e-maili daha uzun bir şekilde yazsaydık, bu yazıyı okuyan siz bile okumadan geçecektiniz. Bundan dolayı olabildiğince kısa ve öz olmalıdır. En son kısımlarda can alıcı vurguyu yapmayı unutmayın, potansiyel müşteriniz ne ile ilgileniyor ise onu vurgulayın ve size geri e-mail atmasını sağlayınız. Burada daha siyah bir renk ile (bold) yaparak olive oil yazısını vurguladık. Bu müşterimizin ilgilendiği bir üründü. E-maili açar açmak en başı okumak yerine ilk önce bold olmuş daha koyu olmuş yeri okuyacaktır. Bu kısım ilgisini çektiği an e-mailin en başından sonuna kadar okumaya başlayacaktır. Bu durum e-maillerimizde en çok istediğimiz bir durumdur. 

E-mail Hakkında Özel Bilgiler

1. Eğer e-mail atacağınız kişinin orta seviye de İngilizce’ye sahip olduğunu düşünüyorsanız, e-mailinizde olabildiğince basit cümleler ve kelimeler kullanınız. (Özellikle Afrika ülkelerindeki müşteriler için)
2. Yukarıdaki örnek e-maili kendinize göre biraz daha kısaltıp düzenleyebilirsiniz. Eğer sattığınız ürünlerin resimleri mevcut ise bunları internet sitenize yükleyiniz. O kısmın linkini de son kısımda gönderebilirsiniz.
3. İlk e-mailiniz her zaman yalın, sade ve açıklayıcı olmalıdır. Detay vermekten kaçınınız. Eğer müşterinizin ilgisini çekmeyi başarırsanız sonrasında kendisi detay isteyecektir.

Bu yazımızın bazı bölümlerini yazarken İhracat ve İthalat Yönetimi kitabından yararlanmış bulunmaktayım.