Eğer bir potansiyel müşteri e-mail adresi elde ettiyseniz, ona nasıl e-mail atacağınız önemli bir konudur. Size vereceğimiz yurt dışı müşteri bilgilerinde eğer telefon numarası ile e-mail adresi var ise, ilk önce telefon ile iletişime geçmeye çalışınız (whatsapp veya telegram üzerinden). Eğer telefon ile ulaşamıyorsanız e-mail ile ulaşmaya çalışınız. Eğer sadece e-mail adresi var ise, direkt e-mail üzerinden iletişime geçiniz.

E-mail Yazma Kuralları

E-mail yazarken dikkat etmeniz gereken kurallar vardır. Bunların en önemlisi en kısa şekilde karşı tarafın ihtiyacı olan bilgileri vermektir. E-mail yazarken en başta direkt olarak şirketinizi veya kendinizi detaylıca tanıtmanıza gerek yoktur. Karşıdaki kişi zaten sizin teklifinize veya sattığınız ürünle ilgilenir ise size geri dönecek ve bu bilgileri gerekir ise isteyecektir. Bazen insanlar b2b sitelerine yıllar önceden alım talebi göndermiş olabiliyor, bundan dolayı bu kişilere e-mail atarken hala bu istediği şeylere ihtiyacı olup olmadığını lütfen en kısa şekilde sormanız gerekmektedir.

Bilmeniz gereken ikinci en önemli konu ise, attığınız ilk e-maillere alıcı kişilerin sadece 5-10 saniye göz gezdiriyor oluşudur. Bu süre zarfında karşıdaki kişiye istediğini vermeniz gerekir. Size ihracat konusunda bana yardım eden ve sevdiğim bir kitaptan örnek vermek istiyorum.

” İhracat işleminde müşteri bulup sipariş kabul edebilmek için en az 1000 adetlik müşteri listesine sahip olmak gerekir. Bunların hepsine teklif göndermek gerekmektedir. Yazışmalarda ilk olarak firma ve ürün tanıtımı yapılmaktadır. Eğer olumlu yanıt alınabilir ise sonraki yazışmalarda ürünün özellikleri, miktarı ve ödeme ve yükleme bilgileri verilmelidir. Mail kısa ve öz olmalı ve firmanın tanıtımı yapılmalı, teklif edilenler yazılmalı ve ekte katalog ya da bilgi dosyası olmalıdır. “

E-mail Örneği

Dear Sir/Madam,

Kindly be informed that we have received your contact info from Ecplaza. Learning that you are one of the leading importers of all kinds of edible oils, we wish to introduce ourselves to you.

As ABC Trading company, we are an exporter company specializing in organic olive oils. Accordingly, we would like to enter into business relations with you.

In oder to give you general idea of our organic olive oils, we are sending you a copy of our latest e-catalogue in the attached file. If you wish to have further info, you may also visit our website: oliveoils.com or abctrade.com. Quotations and samples will be sent to you upon receipt of your detailed enquiries.

We are looking forward with interest to hearing from you soon.

Yours Faithfull,

Ali Demir

Ceo

ABC dış Ticaret

Istanbul/Turkey

Tell: +90 555 5555555

www.abctrade.com

E-mail Hakkında Özel Bilgiler

  1. Eğer e-mail atacağınız kişinin orta seviye de İngilizce’ye sahip olduğunu düşünüyorsanız, e-mailinizde olabildiğince basit cümleler ve kelimeler kullanınız. (Özellikle Afrika ülkelerindeki müşteriler için)
  2. Yukarıdaki örnek e-maili kendinize göre biraz daha kısaltıp düzenleyebilirsiniz. Eğer sattığınız ürünlerin resimleri mevcut ise bunları internet sitenize yükleyiniz. O kısmın linkini de son kısımda gönderebilirsiniz.
  3. İlk e-mailiniz her zaman yalın, sade ve açıklayıcı olmalıdır. Detay vermekten kaçınınız. Eğer müşterinizin ilgisini çekmeyi başarırsanız sonrasında kendisi detay isteyecektir.

Bu yazımızın bazı bölümlerini yazarken İhracat ve İthalat Yönetimi kitabından yararlanmış bulunmaktayım.